سامانه ارسال پیامک
::. روزنه ای به سوی ارتباطات نوین .::
سرویس ها » سایر خدمات » نرم افزار اتوماسیون اداری
نرم افزار اتوماسیون اداری
با گسترش جوامع امروزی و پیچیدهتر شدن ارتباطات سازمانها با یکدیگر، نگهداری سوابق مکاتبات اداری، جهت سهولت دسترسی کاربران و ارائه پاسخهای بهموقع به طرفهای تجاری و غیر تجاری همواره یکی از پر دردسرترین امور هر سازمان بوده و این امر با پیشرفت مبحث ارتباطات در کشور ما به شکل گسترده ای در سازمانهای خصوصی و دولتی نمود پیدا کرده است. از این رو داشتن یک سامانه نرمافزاری جامع (نرمافزارهای یکپارچه سازمانی) که بتواند ضمن بایگانی نمودن کلیه مکاتبات وارده و صادره سازمان، روالهای داخلی شرکت را با کمترین استفاده از کاغذ طراحی نماید بسیار ضروری بهنظر میرسد. از این رو شرکت سپاهان گستر با شعار کاهش مصرف کاغذ و ایجاد سازمان سبز اقدام به ارائه نرمافزار اتوماسیون اداری نموده است که بخشی از امکانات آن بهشرح زیر میباشد: ویژگی ها و امکانات:
· این سیستم تحت پلت فرم .NETو با زبان #C طبق متدلوژیRUP طراحی و پیاده سازی شده و به صورت Form based و قابل اجرا میباشد. برخی از امکانات آن عبارتنداز :
· تعریف دبیرخانه های متعدد با تعداد دلخواه دوره دبیرخانه و تعریف دفاتر اندیکاتور متعدد برای هر دبیرخانه.
· تعریف الگوهای مختلف برای شماره نامه و استفاده از آنها در دفاتر اندیکاتور.
· امکان تعریف کلیه اطلاعات پایه مورد نیاز در سیستم اتوماسیون از قبیل انواع طبقه بندی امنیتی نامه (عادی و محرمانه و ...)، انواع ارجحیت نامه (عادی، فوری، آنی و ..)، روش ارسال نامه (دستی، پیک، ارباب رجوع، پست و ...)، انواع روابط بین نامه ها (مانند عطف، پیرو، جوابیه و...)، دلائل ارجاع، شرحها و پارافهای پرتکرار، فرمتهای گوناگون برای شماره نامه و کلید واژگان.
· امکان تعریف اشخاص (حقیقی و حقوقی ) طرف مکاتبه )شامل نام سازمان، سمت سازمانی، نام شخص، آدرسهای پستی، شماره های تلفن و فکس، Emailو سایر جزئیات(.
· تعریف گروههای مکاتباتی داخلی و خارجی، شخصی و عمومی.
· تعریف چارت سازمانی، واحدها و پست های سازمانی و مدیریت مربوط به هر واحد و امکان انتساب کاربران و نقشهای، تعیین دسترسیهای هر نقش و تخصیص کاربران به نقشهای مختلف ( Role-based security)
· امکان تعیین جانشین برای هر یک از کاربران و پستهای سازمانی توسط مدیر سیستم و خود کاربر.
· امکان ثبت نامه های صادره، وارده و داخلی.
· امکان ایجاد نامه پیش نویس (Draft)برای نامه های صادره و داخلی و تصحیح مکرر آن تا مرحله نهائی.
· امکان تایید نامه صادره و داخلی.
· امکان امضاء نامه صادره و داخلی ( تبدیل نامه پیش نویس به نامه).
· ورود متن نامه و پیوست های نامه ( از طریق اسکن، فایل، فکس و Email).
· ایجاد ارتباطات استاندارد(پیرو، بازگشت و عطف) و ارتباطات دلخواه تعریف شده توسط کاربر بین نامه ها و امکان مشاهده نامه های مرتبط با یک نامه.
· امکان ثبت نامه با شماره دلخواه.
· اختصاص شماره نامه به همراه تاریخ ثبت به صورت خودکار ( برای نامه های داخلی و صادره).
· امکان تایپ و ویرایش نامه های داخلی و صادره درداخل برنامه.
· تهیه فرمتهای متعدد(Templates ) جهت ایجاد متن نامه های داخلی یا صادره.
· امکان استفاده از برنامه Microsoft Word برای تایپ نامه.
· امکان ثبت نامه های بدون شماره مانند درخواست های شخصی یا نامه های ارباب رجوع.
· امکان اصلاح نامه (Edit ).
· ارسال نامه صادره و داخلی برای چندین گیرنده.
· ارسال رونوشت نامه صادره و داخلی برای چندین گیرنده.
· انتساب کلید واژگان فارسی و انگلیسی به نامه ها و استفاده از آنها در جستجوی نامه.
· امکان تهیه و چاپ رسید نامه برای نامه های وارده و صادره.
· امکان ارسال و دریافت متن نامه از طریق فکس و email در درون برنامه.
· تهیه فرمتهای متعدد جهت چاپ نامه های داخلی یا صادره.
· چاپ نامه برای چندین گیرنده.
· چاپ نامه با لیست گیرندگان رونوشت نامه و یا بدون آن.
· چاپ نامه همراه با امضاء الکترونیکی و یا بدون آن.
· نگهداری اطلاعات مربوط به چاپ نامه ( کاربر چاپ گیرنده، تاریخ و زمان چاپ و غیره)
· امکان ارجاع نامه به واحد، پست سازمانی و یا کارمند سازمان.
· ارجاع نامه در قالب یک کار (Task) جهت استفاده از امکانات.Workflow
· ارجاع اتوماتیک نامه بر اساس یک شرط از پیش تعریف شده.
· ارجاع نامه پیش نویس.
· پاراف نامه بصورت متن، صوت یا با استفاده از قلم نوری.
· ارجاع نامه به چندین مخاطب ( مانند یک گروه مکاتباتی).
· تعیین مهلت پاسخ ( اقدام )برای نامه ارجاع شده.
· تعریف دسترسی های امنیتی روی نامه ارجاع شده (تعیین اینکه کاربر دریافت کننده به کدام اطلاعات نامه دسترسی دارد و چه عملیاتی می تواند انجام دهد.)
· امکان ایجاد Task با مشخصاتی از قبیل موضوع، نوع، اولویت، شخصی بودن، نوع اقدام، سند وابسته، پارافهای صوتی و متنی، مهلت انجام و الگوریتم پذیرش.
· امکان ارجاع Task به کاربران دیگر.
· امکان وابسته کردن یک سند با نوع دلخواه به هر Task (مانند نامه و سایر مستندات مورد نیاز یک سازمان).
· امکان ایجاد پیوستهای متعدد برای هرTask ( مانند فایلهای مختلف متنی، تصویری و ...)
· امکان اصلاح و پیگیری نامه ها و تعیین زمان پیگیری و ایجاد زنجیره پیگیری و مشاهده نتایج یک زنجیره پیگیری با استفاده از سرویس Task .
· امکان اصلاح Task( از نوع ارجاع، پیگیری یا هر نوع دیگر) توسط ایجاد کننده آن.
· هشدار اتوماتیک از طرف سیستم برای اعلام زمان انجام Task و امکان به تعویق انداختن این زمان.
· امکان محول کردن انجام Task به اشخاص دیگر با رعایت سلسله مراتب چارت سازمانی.
· امکان تعریف پوشه های متعدد جهت دسته بندیTask ها ( مانند پیگیریهای جاری، پیگیریهای محول شده، پیگیریهای آتی و پیگیریهای مختومه و ...)
· ایجاد هشدار دهنده (Reminder)برای دادن هشدار و امکان اتصال آن به یک .Task
· امکان به تعویق انداختن زمان هشدار یا متوقف کردن هشدار دهنده.
· امکان ضبط صوت و یا استفاده از فایل های صوتی موجود به عنوان هشدار صوتی .
· تهیه گزارش های ساده با استفاده از یک گزارش ساز براساس ترکیب فیلدهای اطلاعاتی نامه.
· امکان ذخیره گزارش ها.
· چاپ نتایج گزارش یا ارسال اطلاعات استخراج شده به محیط Excel یا Word
· اجرای گزارش های ذخیره شده به دفعات دلخواه.
· گروه بندی گزارش های ایجاد شده و اعطای مجوز دسترسی به آنها.
· ایجاد گزارش های نموداری.
· امکان تهیه گزارش مربوط به سوابق نامه ها شامل نامه های عطف، پیرو و جوابیه.
· تولید گزارشهای آماری بر اساس نام و نوع موسسه، ایجاد کنندگان و تایید کنندگان نامه، به تفکیک واحد یا پست سازمانی، براساس سطح محرمانگی یا نحوه ارسال و دریافت و ....
· امکان جستجوی نامه ها بصورت پارامتریک بر اساس کلیه فیلدهای اطلاعاتی بصورت تک فیلد یا ترکیب چند فیلد اطلاعاتی.
· امکان اعمال فیلترهای ساده و پیشرفته روی لیست نامه ها ( و لیستهای دیگر). جستجوی نامه ها بر اساس کلید واژگان.
· چاپ نتایج جستجو و فیلتر.
· امکان مشاهده مشخصات و متن نامه و پیوستهای آن بعد از جستجو یا فیلتر.
· امکان بازبینی مراحل طی شده نامه بصورت مشاهده اقدامات انجام شده توسط کاربران مختلف.
· امکان مرتب سازی (Sort) و گروهبندی اطلاعات روی کلیه لیستها.
· امکان بازبینی مراحل طی شده نامه بصورت Visual و مشاهده اقدامات انجام شده توسط کاربران مختلف.
· امکان گزارش گیری و مشاهده نامه های دردست اقدام و مکاتبات بدون پاسخ.
· امکان مشاهده کارتابل هر کاربر توسط مدیر مربوطه.
· امکان تعیین ریز عملیاتی که باید برای آنها سوابق (Log )تهیه و نگهداری شود.
· امکان ثبت عملیات انجام شده توسط کاربران مختلف درLog file .
· امکان مشاهده، فیلتر، جستجو و تهیه گزارش ازLog file .
· ایجاد کارتابل جاری برای هر یک از کاربران جهت مشاهده کارها و نامه های ارجاعی.
· امکان Customize کردن کارتابل توسط هر کاربر.
· امکان تفویض کارتابل به جانشین توسط هر کاربر.
· امکان مشاهده نامه ها و مشخصات آنها و فایل های پیوست هر نامه از طریق کارتابل.
· امکان ارسال پیام (Mail)بصورت Offline برای کاربران دیگر.
· ایجاد پوشه پیامهای دریافتی(Inbox) برای هر کاربر جهت مشاهده پیامهای دریافتی.
· ایجاد پوشه پیامهای ارسالی (Outbox) برای هر کاربر جهت ذخیره سازی پیامهای ارسالی.
· امکان ارسال پیامهای فوری (Instant Message)برای کاربرانی که وارد برنامه شده اند.
اشتراک و ارسال مطلب به: