نرم افزار اتوماسیون اداری

با گسترش جوامع امروزی و پیچیده‌تر شدن ارتباطات سازمانها با یکدیگر، نگهداری سوابق مکاتبات اداری، جهت سهولت دسترسی کاربران و ارائه پاسخ‌های به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری همواره یکی از پر دردسرترین امور هر سازمان بوده و این امر با پیشرفت مبحث ارتباطات در کشور ما به شکل گسترده ای در سازمان‌های خصوصی و دولتی نمود پیدا کرده است.
از این رو داشتن یک سامانه نرم‌افزاری جامع (نرم‌افزار‌های یک‌پارچه سازمانی) که بتواند ضمن بایگانی نمودن کلیه مکاتبات وارده و صادره سازمان، روالهای داخلی شرکت را با کمترین استفاده از کاغذ طراحی نماید بسیار ضروری به‌نظر می‌رسد.
از این رو شرکت سپاهان گستر با شعار کاهش مصرف کاغذ و ایجاد سازمان سبز اقدام به ارائه نرم‌افزار اتوماسیون اداری نموده است که بخشی از امکانات آن به‌شرح زیر می‌باشد:


ویژگی ها و امکانات:

·         این سیستم تحت پلت فرم  .NETو با زبان #C طبق متدلوژیRUP   طراحی و پیاده سازی شده و به صورت  Form based و  قابل اجرا میباشد. برخی از امکانات آن عبارتنداز :

·         تعریف دبیرخانه های متعدد با تعداد دلخواه دوره دبیرخانه و تعریف دفاتر اندیکاتور متعدد برای هر دبیرخانه.

·         تعریف الگوهای مختلف برای شماره نامه و استفاده از آنها در دفاتر اندیکاتور.

·         امکان تعریف کلیه اطلاعات پایه مورد نیاز در سیستم اتوماسیون از قبیل انواع طبقه بندی امنیتی نامه (عادی و محرمانه و ...)، انواع ارجحیت نامه (عادی، فوری، آنی و ..)، روش ارسال نامه (دستی، پیک، ارباب رجوع، پست و ...)، انواع روابط بین نامه ها (مانند عطف، پیرو، جوابیه و...)، دلائل ارجاع، شرحها و پارافهای پرتکرار، فرمتهای گوناگون برای شماره نامه و کلید واژگان.

·         امکان تعریف اشخاص (حقیقی و حقوقی ) طرف مکاتبه )شامل نام سازمان، سمت سازمانی، نام شخص، آدرسهای پستی، شماره های تلفن و فکس،  Emailو سایر جزئیات(.

·         تعریف گروههای مکاتباتی داخلی و خارجی، شخصی و عمومی.

·         تعریف چارت سازمانی، واحدها و پست های سازمانی و مدیریت مربوط به هر واحد و امکان انتساب کاربران و نقشهای، تعیین دسترسیهای هر نقش و تخصیص کاربران به نقشهای مختلف ( Role-based security)

·         امکان تعیین جانشین برای هر یک از کاربران و پستهای سازمانی توسط مدیر سیستم و خود کاربر.

·         امکان ثبت نامه های صادره، وارده و داخلی.

·         امکان ایجاد نامه پیش نویس  (Draft)برای نامه های صادره و داخلی و تصحیح مکرر آن تا مرحله نهائی.

·         امکان تایید نامه صادره و داخلی.

·         امکان امضاء نامه صادره و داخلی ( تبدیل نامه پیش نویس به نامه).

·         ورود متن نامه و پیوست های نامه ( از طریق اسکن، فایل، فکس و Email).

·         ایجاد ارتباطات استاندارد(پیرو، بازگشت و عطف) و ارتباطات دلخواه تعریف شده توسط کاربر بین نامه ها و امکان مشاهده نامه های مرتبط با یک نامه.

·         امکان ثبت نامه با شماره دلخواه.

·         اختصاص شماره نامه به همراه تاریخ ثبت به صورت خودکار ( برای نامه های داخلی و صادره).

·          امکان تایپ و ویرایش نامه های داخلی و صادره درداخل برنامه.

·         تهیه فرمتهای متعدد(Templates  ) جهت ایجاد متن نامه های داخلی یا صادره.

·         امکان استفاده از برنامه   Microsoft Word برای تایپ نامه.

·         امکان ثبت نامه های بدون شماره مانند درخواست های شخصی یا نامه های ارباب رجوع.

·         امکان اصلاح نامه (Edit ).

·         ارسال نامه صادره و داخلی برای چندین گیرنده.

·         ارسال رونوشت نامه صادره و داخلی برای چندین گیرنده.

·         انتساب کلید واژگان فارسی و انگلیسی به نامه ها و استفاده از آنها در جستجوی نامه.

·         امکان تهیه و چاپ رسید نامه برای نامه های وارده و صادره.

·         امکان ارسال و دریافت متن نامه از طریق فکس و email در درون برنامه.

·         تهیه فرمتهای متعدد جهت چاپ نامه های داخلی یا صادره.

·         چاپ نامه برای چندین گیرنده.

·         چاپ نامه با لیست گیرندگان رونوشت نامه و یا بدون آن.

·         چاپ نامه همراه با امضاء الکترونیکی و یا بدون آن.

·         نگهداری اطلاعات مربوط به چاپ نامه ( کاربر چاپ گیرنده، تاریخ و زمان چاپ و غیره)

·         امکان ارجاع نامه به واحد، پست سازمانی و یا کارمند سازمان.

·         ارجاع نامه در قالب یک کار (Task) جهت استفاده از امکانات.Workflow  

·         ارجاع اتوماتیک نامه بر اساس یک شرط از پیش تعریف شده.

·         ارجاع نامه پیش نویس.

·         پاراف نامه بصورت متن، صوت یا با استفاده از قلم نوری.

·         ارجاع نامه به چندین مخاطب ( مانند یک گروه مکاتباتی).

·         تعیین مهلت پاسخ ( اقدام )برای نامه ارجاع شده.

·         تعریف دسترسی های امنیتی روی نامه ارجاع شده (تعیین اینکه کاربر دریافت کننده به کدام اطلاعات نامه دسترسی دارد و چه عملیاتی می تواند انجام دهد.)

·         امکان ایجاد Task با مشخصاتی از قبیل موضوع، نوع، اولویت، شخصی بودن، نوع اقدام، سند وابسته، پارافهای صوتی و متنی، مهلت انجام و الگوریتم پذیرش.

·         امکان ارجاع Task به کاربران دیگر.

·         امکان وابسته کردن یک سند با نوع دلخواه به هر Task (مانند نامه و سایر مستندات مورد نیاز یک سازمان).

·         امکان ایجاد پیوستهای متعدد برای هرTask ( مانند فایلهای مختلف متنی، تصویری و ...)

·         امکان اصلاح و پیگیری نامه ها و تعیین زمان پیگیری و ایجاد زنجیره پیگیری و مشاهده نتایج یک زنجیره پیگیری با استفاده از سرویس  Task .

·         امکان اصلاح  Task( از نوع ارجاع، پیگیری یا هر نوع دیگر) توسط ایجاد کننده آن.

·         هشدار اتوماتیک از طرف سیستم برای اعلام زمان انجام Task و امکان به تعویق انداختن این زمان.

·         امکان محول کردن انجام Task به اشخاص دیگر با رعایت سلسله مراتب چارت سازمانی.

·         امکان تعریف پوشه های متعدد جهت دسته بندیTask  ها ( مانند پیگیریهای جاری، پیگیریهای محول شده، پیگیریهای آتی و پیگیریهای مختومه و ...)

·         ایجاد هشدار دهنده  (Reminder)برای دادن هشدار و امکان اتصال آن به یک .Task

·         امکان به تعویق انداختن زمان هشدار یا متوقف کردن هشدار دهنده.

·         امکان ضبط صوت و یا استفاده از فایل های صوتی موجود به عنوان هشدار صوتی .

·         تهیه گزارش های ساده با استفاده از یک گزارش ساز براساس ترکیب فیلدهای اطلاعاتی نامه.

·         امکان ذخیره گزارش ها.

·         چاپ نتایج گزارش یا ارسال اطلاعات استخراج شده به محیط Excel یا Word

·         اجرای گزارش های ذخیره شده به دفعات دلخواه.

·         گروه بندی گزارش های ایجاد شده و اعطای مجوز دسترسی به آنها.

·         ایجاد گزارش های نموداری.

·         امکان تهیه گزارش مربوط به سوابق نامه ها شامل نامه های عطف، پیرو و جوابیه.

·         تولید گزارشهای آماری بر اساس نام و نوع موسسه، ایجاد کنندگان و تایید کنندگان نامه، به تفکیک واحد یا پست سازمانی، براساس سطح محرمانگی یا نحوه ارسال و دریافت و ....

·         امکان جستجوی نامه ها بصورت پارامتریک بر اساس کلیه فیلدهای اطلاعاتی بصورت تک فیلد یا ترکیب چند فیلد اطلاعاتی.

·         امکان اعمال فیلترهای ساده و پیشرفته روی لیست نامه ها ( و لیستهای دیگر). جستجوی نامه ها بر اساس کلید واژگان.

·         چاپ نتایج جستجو و فیلتر.

·         امکان مشاهده مشخصات و متن نامه و پیوستهای آن بعد از جستجو یا فیلتر.

·         امکان بازبینی مراحل طی شده نامه بصورت مشاهده اقدامات انجام شده توسط کاربران مختلف.

·         امکان مرتب سازی (Sort) و گروهبندی اطلاعات روی کلیه لیستها.

·         امکان بازبینی مراحل طی شده نامه بصورت Visual و مشاهده اقدامات انجام شده توسط کاربران مختلف.

·         امکان گزارش گیری و مشاهده نامه های دردست اقدام و مکاتبات بدون پاسخ.

·         امکان مشاهده کارتابل هر کاربر توسط مدیر مربوطه.

·         امکان تعیین ریز عملیاتی که باید برای آنها سوابق (Log )تهیه و نگهداری شود.

·         امکان ثبت عملیات انجام شده توسط کاربران مختلف درLog file .

·         امکان مشاهده، فیلتر، جستجو و تهیه گزارش ازLog file .

·         ایجاد کارتابل جاری برای هر یک از کاربران جهت مشاهده کارها و نامه های ارجاعی.

·         امکان Customize کردن کارتابل توسط هر کاربر.

·         امکان تفویض کارتابل به جانشین توسط هر کاربر.

·         امکان مشاهده نامه ها و مشخصات آنها و فایل های پیوست هر نامه از طریق کارتابل.

·         امکان ارسال پیام  (Mail)بصورت Offline برای کاربران دیگر.

·         ایجاد پوشه پیامهای دریافتی(Inbox) برای هر کاربر جهت مشاهده پیامهای دریافتی.

·         ایجاد پوشه پیامهای ارسالی (Outbox) برای هر کاربر جهت ذخیره سازی پیامهای ارسالی.

·         امکان ارسال پیامهای فوری   (Instant Message)برای کاربرانی که وارد برنامه شده اند.